Tijd is kostbaar, verspil ze niet

Alles speelt zich af in tijd en in beweging. Jij bent in beweging, de tijd is in beweging en zelfs onze sociale media kanalen zijn voortdurend via hun tijdlijn in beweging. Zoals een dag bestaat uit: ochtend, middag, avond en nacht, bestaat een jaar uit 12 maanden en 4 seizoenen. Alles wordt gedefinieerd via tijd. Beheers jij de tijd of beheerst de tijd jou?

 

‘Life is what happens to you while you’re busy making other plans’ – John Lennon

 

De tijd staat niet stil en wacht niet op jouw planning. Heer en meester worden van jouw timeframe is het doel van dit artikel. Scroll voortaan niet enkel door jouw virtuele tijdlijn, maar ga ook op zoek naar de beste manier om jouw tijd nuttig, concreet en gestructureerd te gebruiken/door te brengen. Waar voorheen jouw virtuele tijdlijn de enige tijdlijn in jouw leven was, overtuigen we jou in dit artikel dat je vanaf nu ook beter een hedendaagse, actuele tijdlijn in jouw leven integreert. Voortaan staat ‘time management’ bovenaan jouw todolijst en hol je vanaf nu niet meer achter de feiten aan, maar behandel je ze op het juiste moment.

Voor we van start gaan, geven we graag mee dat het beheersen van jouw tijd niet meteen rechtlijnig zal verlopen. Zie het als een leerschool, een heuvelachtige hobbelweg die je langzaam maar zeker naar een productiever leven leidt. Rome is ook niet in een dag gebouwd en een productief leven –dat je nog maar net toepast–  kan daarbij onmogelijk meteen als normaal worden beschouwd.

Het beheersen van je tijd gebeurt niet zomaar. Je moet er iets voor over hebben en er vooral zelf naar handelen. Volgens Johan D’Haeseleer, specialist op het vlak van time management, heb je 4 zaken nodig voor een beter time management:

• Een leeg hoofd
• Een elegant, betrouwbaar systeem buiten je hoofd
• Een feedback en feedforward moment
• De bereidheid om je gedrag aan te passen

1.     Een volle planning, dat is een leeg hoofd

Als je je hoofd niet kan leegmaken, word je voortdurend afgeleid. Je energie loopt als het ware weg door gaten in je aandacht. Vandaar dat een systeem waarop je kan vertrouwen belangrijk is. Naast de mentale activiteit en het hoofd leegmaken, is het even belangrijk om ook fysieke activiteiten in de planning te integreren. Want tijdens die bewuste ‘play time’, krijg je de beste ideeën.

Het vullen van een agenda is meestal niet het probleem, maar er nog een gaatje in vinden is een grotere uitdaging. Een leeg hoofd zorgt voor meer structuur, een duidelijker overzicht en helpt om ook Ad hoc-werk –last minute werk dat er plots bijkomt – af te werken zonder dat de initiële planning volledig wordt verstoord. Als je de nodige buffertijd niet inplant, loop je voortdurend achter de feiten aan. Zorg dus voor een goede balans tussen geplande en last-minute activiteiten.

2.     Reken op een elegant, betrouwbaar systeem buiten je hoofd

Iedereen is vrij in hun manier om taken te organiseren. Wat wel nodig is, is een systeem dat je kan vertrouwen. Het systeem staat rechtstreeks in verband met het hoofd leegmaken en biedt innerlijke rust. Als het systeem niet goed werkt, kan je je hoofd niet voldoende leegmaken en niet genieten van die innerlijke rust. Bouw voor jezelf één elegant betrouwbaar systeem buiten je hoofd. Je hoofd is immers niet betrouwbaar als het aankomt op het signaleren van herinneringen en om de belletjes op het juiste moment te laten rinkelen. Volgens Johan bevat je systeem 5 soorten lijsten:

• Kalender of agenda: om de items in te zetten die op een bepaalde dag dienen te gebeuren en om je tijdscapaciteit te bepalen per week
• Actielijst voor de komende week (weekplanning volgens de verschillende ruimtes/contexten: keuken, thuis, werk, in de auto)
• Masterlijst
• De bereidheid om je gedrag aan te passen
• Je-wachten-op-lijst
• Incubatielijst

Het regelmatig kijken naar je lijsten zal de betrouwbaarheid verhogen. Je brein zal het leren om het los te laten. Het hoeft niet meer bang te zijn dat je het vergeet.

De uitvoering ligt geheel in jouw eigen handen, maar het gaat vooral om het systeem die je helpt alle informatie te verzamelen en te organiseren. Zodat je er op die manier niet meer aan moet lopen denken, maar dat het is opgepakt in een lijst.

Deze time management flowchart is een handige tool om de zaken onder te verdelen in verschillende lijsten:

3.     Implementeer een wekelijks feedback en feedforward moment

Hoe weet je hoeveel je op een week gedaan krijgt? Wanneer je start met het implementeren van een planning, is het vaak lastig inschatten hoeveel je kan gedaan krijgen en in welke tijdspanne. Evalueer éénmaal in de week in hoeverre de opgestelde lijsten betrouwbaar zijn volgens de realiteit en stuur bij waar nodig. Integreer deze sleutelgewoonte en synchroniseer wekelijks jouw lijsten met de werkelijkheid. Op die manier krijg je meer inzicht in de tijdsduur van bepaalde activiteiten en kan je naarmate de tijd beter inschatten. Aan de hand daarvan pas je je programmatie van de komende week aan.

4.     Je gedrag aanpassen

Het systeem opzetten, gaat vaak zonder problemen, maar gewoontes veranderen is een heel ander verhaal. Time management is meer dan enkel “een paar dingen doen en aanpassen”. Het is een investering en het vraagt tijd. Weet dus goed waar je aan begint.